Sunday, October 21, 2018
اخر المستجدات

للحفاظ على وقتك.. تخلص من الاجتماعات عديمة الفائدة بذكاء


للحفاظ على وقتك.. تخلص من الاجتماعات عديمة الفائدة بذكاء

| طباعة | خ+ | خ-

في بعض الأحيان تتم دعوتك لحضور اجتماع خاص بالعمل، وتضطر لحضوره رغم علمك الكامل بأن هذا الاجتماع لا فائدة منه وأنه مضيعة للوقت، ولن يكون حضورك مؤثراً، ولن يعود عليك بالنفع، لكنك لا تستطيع أن تنسحب منه بطريقة لبقة.

لذلك سنعرض لك فيما يلي كيفية الانسحاب من اجتماع لا فائدة منه ويمثل مضيعة للوقت بالنسبة لك.

تقييم أهمية الاجتماع قبل محاولة عدم الحضور

عليك أولاً أن تتأكد من أهمية الحضور إلى هذا الاجتماع؛ فالاجتماعات ذات الاهداف المهمة عليك أن تحضرها، والقائمة قصيرة: أهم الاجتماعات هي الاجتماعات التي ستتخذ فيها القرارات. إذا كان فريقك يختار إطلاق المشروع A أو المشروع B، لا يمكنك اتخاذ قرار عالي المخاطر على البريد الإلكتروني؛ فإن هذا القرار يحتاج حضور الجميع لتبادل وجهات نظرهم، ومناقشة مخاوفهم، والوصول إلى القرار النهائي برأي الجميع.

كما أن أي اجتماع يوفر اتجاهاً إستراتيجياً عاماً لشركتك أو فريقك لا بد أن تقوم بحضوره، كما أن هناك سبباً ثانوياً ولكنه مقبول للانضمام إلى الاجتماع، ألا وهو السبب الذي يتعلق بأغراض بناء العلاقات، نتفق معك أن المحتوى الاجتماع نفسه قد يكون مملاً أو لا لزوم له، ولكن إذا كان حضورك لاجتماع ما سيقوي علاقتك مع فريقك أو شريكك أو مع أعضاء شركة تتعاون معها شركتك وتصب في النهاية في مصلحة المؤسسة فعليك الالتحاق بهذا الاجتماع.

عدم نشر جدول أعمالك

عليك أن تقوم بخطوة استباقية قبل أن يأتيك طلب حضور أي اجتماع من الأساس، ألا وهو عدم نشر جدول أعمالك والطلب من المساعد الخاص بك عدم التلفظ بمواعيد عملك لأي شخص؛ حتى تتنسنى لك الفرصة في التحجج بانشغالك في اجتماع آخر أو أعمال مهمة خاصة بالشركة في توقيت الاجتماع نفسه غير الضروري المضيع للوقت.

لذلك على مساعدك الشخصي التحقق والسؤال عن تلك المعلومات قبل تبليغك بالاجتماع؛ ليكون أمامك جميع المعلومات التي ستقوم بالحكم على حضورك من عدمه من خلالها:

ما الموضوع الدقيق؟

ما التوقيت والموقع؟

ما المدة؟

من سيكون آخر في الحضور؟

ما القرار الذي يجب اتخاذه في الاجتماع؟ (يساعدك هذا في تحديد ما إذا كان الاجتماع المقصود عالي القيمة أو لا).

لماذا، عليك الحضور على وجه التحديد، هل هناك حاجة إلي أن تكون هناك؟ (وهذا يجبرهم على التعبير عن سبب واضح، وإذا كان لحضورك قيمة حقيقة أم الحضور من أجل الحضور فقط).

الوصول لحل وسط يتخطى فكرة الحضور

إذا كنت تظن أن الاجتماع لا فائدة منه، وأنه سيضيع أكثر من ساعتين من وقتك دون جدوى، ولكنك في الوقت نفسه لم تتمكن من رفض الدعوة، ضع حلولاً وسط و اختيارات أخرى بعيداً عن الحضور، ألا وهي التدخل عبر مكالمات الفيديو خلال اللحظات التي يحتاج فيها الحاضرون تدخلك، أو إرسال ملخص الاجتماع عبر البريد الإلكتروني.

إبراز ضيق وقتك للقائمين على الاجتماع

في النهاية يمكنك استخدام الأسلوب الصريح في عدم رغبتك في الحضور، ولكن بطريقة لا يستطيع فيها رئيسك أن يلومك، وذلك من خلال إبراز مدى ضيق وقتك وحاجتك لكل دقيقة من وقت العمل، فقل: “إننا منهمكون في إنهاء المشروع A للغاية، وليس هناك وقت كافٍ لدينا؛ لذلك هل تعتقد أن حضوري لهذا الاجتماع الخاص بمشروع B ضروري للغاية وسيكون مؤثراً في الوقت الراهن؟”، وبالتالي ستجعل الشخص الذي أمامك يفكر مرتين قبل تأكيد ضرورة الحضور.