تعلّم كيف تدير وقتك بشكل أكثر فعالية للاستمتاع بتفاصيل حياتك
يمتلك كل شخص في العالم مجموعة من المهام تختلف أولوياتها من فرد لآخر، كما أن الأشخاص ليس لديهم القدرة ذاتها على تنفيذها سواء في الجهد المبذول أو الوقت المستغرق. ولكن الطريقة المثالية لإنجاز الواجبات سواء الحياتية أو العملية هي تعلم القدرة على إدارة الوقت بشكل أكثر فعالية.
يمكننا جميعًا أن نقسم حياتنا اليومية ما بين قضاء الوقت السعيد مع العائلة والتمتع برفقتهم أو الاعتناء بالأطفال والالتزام بتنفيذ الأمور المنزلية أو العملية مع ضرورة مراعاة الاهتمام بالصحة العامة. ولكن في حين أنه لا توجد خطة واحدة مناسبة للجميع لإدارة الوقت؛ فهناك مبادئ وأمور أساسية تنطبق على مجموعة واسعة من الظروف التي تمر بها الأشخاص.
التخطيط
التخطيط هو لبنة البناء الأساسية لإدارة الوقت، ولكن لا يكفي إنشاء خطة أو جدول زمني رائع لإتمام الأمر، إنما يجب أن تكون قادرًا على تنفيذه أيضًا وهذا يعني أن تكون دقيقًا حول الحقائق اليومية لعملك ومسؤولياتك الأخرى؛ مما يسمح بالانقطاعات المعتادة والأزمات والتأخير.
الجدولة الزمنية لكل التفاصيل الحياتية
وتعتبر أفضل خطط إدارة الوقت هي الشمولية؛ فهي تضم كل تفاصيل حياتك بدلًا من تحديد ساعات للعمل فقط. جرب بالفعل الجدولة الزمنية في مجموعات من الوقت للعائلة، الأصدقاء، التمرينات أو الاهتمامات الخاصة والمشاريع -بدلًا من مجرد وجودهم فقط- مهما كان الوقت المتبقي بعد العملية اليومية المعتادة. وسيعطي القيام بذلك فرصة للنظر عن كثب في نسبة عملك الحالية وتواجدك في المنزل وقضاء وقت الفراغ ويساعدك على استعادة الرصيد إذا فُقد.
المبالغة في الوقت اللازم لإنهاء المهام
وواحدة من أذكى قواعد الجدولة التي يمكنك تطبيقها هي تعيين تواريخ الاستحقاق التي لا يمكن تحقيقها بسهولة ولكنها محتملة، بعبارة أخرى، من الجيد أن تبالغ إلى حد ما في الوقت الذي تعتقد فيه أنك قادر على إنهاء المهام؛ ذلك حتى تستطيع مواجهة التأخيرات غير المتوقعة والمفاجأة ولتصل إلى هدفك بسهولة ويسر وتنال إشادة من مديرك أو أسرتك لقدرتك على تقديم ما هو أسرع بإتقان.
تقسيم المهام الكبيرة
يمكنك إنجاز أي شيء من خلال تقسيم مهمة كبيرة إلى خطوات يمكن التحكم فيها، ووضع جدول زمني لتنفيذ كل خطوة، وبالتالي ستعمل على تقليل التوتر والضغط . وإذا حدثت أي تطورات غير متوقعة ستخل بالتواريخ المحددة لمواعيد التسليم، فيمكنك تنبيه رئيسك في العمل أو العميل وتحديد موعد الانتهاء الجديد أو اتخاذ الخطوات اللازمة لتسريع التقدم المتوقع الخاص بك وتعويض الوقت الضائع.
حدد أولوياتك
وعليك أن تبدأ بالوظائف الروتينية والمعتادة والتي يمكن لأي شخص إنجازها في وقت محدد ومعروف، ثم تتجه إلى الوظائف التي تحتاج فيها إلى تعليم شخص آخر؛ فهي تأخذ الكثير من الوقت بسبب اختلاف قدرات الأشخاص عن بعضهم البعض ولكن تحديد المطلوب والوقت المستغرق سيقلل من الشعور بالإجهاد.
ولا يتعين عليك أن تكون صانع قوائم محترف لتحقيق الربح من استخدام قوائم الأولوية بل يحتفظ بعض الأشخاص بالعديد من القوائم في وقت واحد: مهمة ذات أولوية قصوى من المهام العاجلة أو المهمة جدًا؛ مهمة ذات أولوية متوسطة من المهام الأقل إلحاحًا أو متوسطة الأهمية؛ والأولوية المنخفضة من المهام التي سيكون من الرائع القيام بها إذا كان هناك وقت. ويقوم أشخاص آخرون بتبسيط العملية من خلال وضع قائمة واحدة فقط في نهاية كل يوم من الأيام للقيام بالأشياء غدًا.
الوقت المناسب للمهمة المناسبة
وللحصول على أقصى استفادة من وقتك، حاول أن تقوم بأصعب أعمالك – تلك التي تتطلب أقصى تركيز وفعالية قصوى – في تلك الأوقات من اليوم التي يكون فيها انتباهك ومستويات الطاقة لديك أعلى. إذا كان بإمكانك تنسيق تلك الأوقات مع فترات تقل فيها مرات التوقف عن المعتاد فهذا أفضل بكثير.
وبالمثل ، حاول جدولة المهام الروتينية ذات المستوى المنخفض لأوقات اليوم عندما تجد صعوبة في التركيز عليها. وتكمن الحيلة في تحديد أوقات الذروة لساعات عملك وجدول أعمالك وفقًا لذلك.
لا تحمل العمل للمنزل
وينتهي كل شخص تقريبًا من العمل متأخرًا أو يجلبه معه إلى المنزل مرة واحدة في حينه، ولكن إذا وجدت نفسك تفعل ذلك أكثر فأكثر، فقد يكون الوقت قد حان للبدء في قول لا ، وليس فقط للآخرين ولكن أيضًا لنفسك. فإن العمل لساعات طويلة يعمل على إعاقة التوازن بين الجهد والإحساس بالترفيه، وهو أمر ضروري لصحتك ومتعتك. وبنفس الدرجة من الخطورة فتؤثر بشكل سلبي على سمعتك في العمل.
وكشفت الدراسات الأخيرة عن أنه كلما زادت مدة عملك كلما كان رصيدك أكثر استنباطًا ويساعدك على استكشاف تقنيات محسنة وإجراءات جديدة وبسيطة تساندك في إنجاز كل مهامك الحياتية أو العملية. ومن المغري دائمًا أن تستمر في القيام بالأمور بالطريقة القديمة فقط لأنها الطريقة التي تكون على دراية بها. وإن العثور على التقنيات الجديدة الفعالة والمميزة وتطويعها وتطبيقها على المسؤوليات التي تحملها على عاتقك لا يوفر عليك الوقت فحسب، بل يقلل أيضًا من عبء ومجهود عملك الإجمالي ويجعلك تبدو جيدًا في هذه العملية، بعيدًا عن إحساسك بالتعب والإرهاق والممل والضغط النفسي والعصبي.
