نتساءل أحياناً عن السبب في انخفاض إنتاجيتنا في العمل على الرغم من الالتزام بقواعد العمل والقيام بالواجبات على أكمل وجه. يعود السبب في انخفاض إنتاجية الموظفين الى قيامهم بالعديد من العادات التي تضيع وقتهم وتسبب انخفاض الإنتاجية:
تصفح البريد الالكتروني الخاص بالعمل مرات كثيرة: من المهم أن تتصفح البريد الالكتروني الخاص بالعمل عدة مرات لكي تتعرف الى آخر المستجدات الخاصة بالعمل، ولكن سيصبح الأمر مضيعة للوقت إن قمت بتصفح البريد الالكتروني مرات كثيرة، لذلك من الأفضل تخصيص مدة معينة تتصفح خلالها البريد الالكتروني. مثلاً يمكن تصفح البريد الالكتروني مرة كل ساعتين وبذلك ستتصفح البريد الالكتروني 4 مرات فقط خلال عملك وهذا لن يضيع من وقتك.
عقد الاجتماعات من دون وجود أجندة أو جدول أعمال خاص بها: إن عقد الاجتماعات من دون تحديد أجندة عمل لها أو تخصيص برنامج عمل لها سيسبب ضياع الكثير من الوقت بسبب المناقشات الطويلة والدخول في مواضيع مختلفة قد لا تتعلق بالغاية التي يعقد الاجتماع من أجلها.
الأحاديث الطويلة مع الزملاء في العمل: الأحاديث والنقاشات التي تجري بين الزملاء في العمل هي من أكثر الأمور التي تضيع الوقت، عليك أن تسيطر على الوضع، فبمجرد شعورك بأن الحديث مع زملائك سيأخذ الكثير من وقتك اقطع هذا الحديث وتابع عملك ولا تسمح للأحاديث الطويلة مع الزملاء أن تضيع وقتك.
التواصل مع جميع الزبائن بالطريقة نفسها: لكي تزيد إنتاجيتك في العمل يجب أن تخصص وقتا أكثر للتواصل مع العملاء ذوي الربح العالي، ووقتا أقل للتواصل مع العملاء الأقل ربحا أي عليك أن تطبق قاعدة 80/20 والتي تنص أن 80 في المئة من المبيعات التي تحققها الشركة يتم بيعه لـ 20 في المئة من عملاء الشركة، أما الـ 20 في المئة الباقية من مبيعات الشركة فيتم بيعه لـ 80 في المئة من عملاء الشركة. لذلك من الأفضل تخصيص وقت أكبر للعملاء الأكثر ربحا للشركة والذين يحققون نسبة عالية من مبيعات الشركة بدلاً من إضاعة الوقت مع الزبائن الذين يحققون نسبة منخفضة من مبيعات الشركة، فالتواصل مع جميع زبائن الشركة بالطريقة نفسها سيخفض إنتاجيتك على الرغم من بذلك لجهود مضاعفة.
العمل من دون وضع أولويات ومن دون جدولة للمهام: إن العمل بشكل عشوائي ومن دون وضع أولويات للمهام التي يجب أداؤها سيضيع إنتاجيتك على الرغم من تفانيك في العمل. مثلاً إن إهمال التواصل مع أحد الزبائن المهمين على حساب القيام بمهمة أخرى قد يضيع صفقة كبيرة على الشركة وهذا ما سيخفض إنتاجيتك على الرغم من أنك لم تضيع وقتك ولكن قمت بأداء مهمة أقل أهمية، كذلك فإن الجدولة الصحيحة للمهام والالتزام بها تحسن الإنتاجية وتقلل من إضاعة الوقت.
لا تستخدم التطبيقات والشبكات الاجتماعية على هاتفك المحمول: على الرغم من أن أغلب الشركات تمنع استخدام الشبكات الاجتماعية على أجهزة الحاسوب في الشركة إلا أن بعض الموظفين قد يستخدمون الهاتف المحمول للتواصل الاجتماعي أو لاستخدام برامج التراسل الفوري. احذر هذه التطبيقات فهي مضيعة للوقت بشكل كبير وتسبب انخفاض إنتاجيتك بشكل ملحوظ ومن الأفضل الابتعاد بشكل كامل عن استخدام الهاتف المحمول خلال العمل لكيلا تضيع وقتك فيه من دون أن تشعر.
يمكنك متابعة محمد غريب على تويتر
https://twitter.com/MhdGhareeb
