محمد غريب

يعتبر التزام الإتيكيت وقواعد العمل المهنية ضروريا في عالم الأعمال، ولا يقتصر الإتيكيت على الاتصالات بين الأشخاص وجهاً لوجه بل يمتد الى الاتصالات بين الأشخاص بشكل افتراضي كالتواصل الاجتماعي والبريد الالكتروني. سنعرفك إلى أهم قواعد الإتيكيت في رسائل البريد الالكتروني:

وضح هدفك في عنوان الرسالة: عليك أن تكتب عنوانا لرسالتك يوضح الهدف من إرسالها، لأن رسائل البريد الالكتروني تتم قراءتها بناء على عنوانها. ففي حال كان العنوان مخالفا لمضمون الرسالة ستسبب الإزعاج للشخص الذي قمت بمراسلته.

اكتب رسالتك بلغة رسمية: من الضروري أن تكون رسالتك باللغة الرسمية وابتعد عن الكلمات العامية، وانتبه إلى صياغة الجمل وتجنب الأخطاء القواعدية والإملائية، ولا تستخدم الابتسامات أو الصور غير المناسبة، وكذلك ابتعد عن المزاح أو الفكاهة في الرسالة فهي تقتل رسميتها.

أوجز رسالتك قدر الإمكان: رجال الأعمال  لا يملكون الوقت لإضاعته في قراءة التفاصيل المملة، لذلك حاول أن توجز رسالتك بحيث تكون مختصرة وواضحة كي لا تضيع وقت مستقبل الرسالة.

تأكد من الروابط قبل إدراجها في الرسالة: قبل إدراج أي رابط تأكد بأنه يعمل بشكل صحيح ويصل إلى الصفحة المناسبة التي ترغب بإيصالها الى مستقبل الرسالة، لأن إدراج روابط معطلة أو روابط غير مناسبة تبعدك عن المهنية.

استخدم قالبا للمراسلة يحتوي على معلومات الاتصال بك: من المهم استخدام قالب لرسائل البريد الالكتروني يتضمن معلومات عنك، كالاسم والمنصب الوظيفي وأرقام الاتصال بك لكي يتمكن الشخص المستقبل من مراسلتك في المستقبل.

عند إرفاق الملفات يجب أن تكون صغيرة الحجم: إن كنت ترغب في إرفاق ملفات مع رسالتك كالصور أو المستندات الرسمية يجب أن تكون صغيرة الحجم ومن الأفضل أن تضغطها كيلا تضيع وقت المستقبل في مشاهدتها أو تحميلها.

قم بالرد على رسائل البريد الالكتروني: قم بالرد على الرسائل المرسلة لك من رجال أعمال أو أشخاص مهنيين كي لا يشعر الشخص الذي قام بمراسلتك بعدم أهميته أو بأنك تنظر إليه نظرة فوقية نتيجة عدم الرد عليه.

لا تكرر مراسلة الشخص مرات عديدة في حال عدم استجابته: من المحتمل أن تراسل أحد رجال الأعمال ونتيجة ضيق وقته قد لا يرد عليك، فلا تقم بإغراق بريده الالكتروني بالرسائل التي تطلب فيها الرد، فهذا يجعلك في موقف الضعيف.

يمكنك متابعة محمد غريب على تويتر
https://twitter.com/MhdGhareeb